L’ultimo articolo è stato dedicato allo smart working, un altro tema sul quale siamo portati a riflettere in questa situazione di emergenza è la comunicazione a distanza. Nel nostro ambito non possiamo che soffermaci sui colloqui di lavoro.
La selezione del personale, se ben fatta, è sempre rivolta al futuro e non può fermarsi a causa delle problematiche del presente. Ma come fare se il candidato è impossibilitato a viaggiare, è distante o se il recruiter lavora in smart working, o semplicemente per ottimizzare i tempi di entrambi gli interlocutori? La soluzione è semplice e per la verità tutt’altro che nuova: i colloqui a distanza. Le molteplici piattaforme disponibili per realizzare video conference, la possibilità da parte di gran parte della popolazione di accedervi e reti di buona qualità permettono ormai da tempo di effettuare colloqui di lavoro a distanza, ma mai come ora questa modalità di intervista è stata preziosa e utilizzata.
Colloquio tradizionale vs. colloquio a distanza
È bene tener presente che, citando lo studioso di comunicazione McLuhan, “il mezzo è il messaggio”, il mezzo di comunicazione che adottiamo cambia in qualche misura anche la comunicazione. Il recruiter deve pertanto affrontare il video colloquio a distanza mettendo a punto una serie di accorgimenti, alcuni dei quali specifici del colloquio via Internet, mentre altri comuni anche al colloquio tradizionale.
La prima domanda da porsi è “Qual è il mio obiettivo?”. Desideriamo fare un veloce screening per valutare se il candidato possiede alcune caratteristiche necessarie alla posizione o intendiamo svolgere un’intervista vera e propria? E in quest’ultimo caso, dopo sarà previsto un colloquio vis-a-vis o l’intero processo si svolgerà a distanza? Indipendentemente dalla tipologia della vacante è possibile svolgere buona parte dell’iter in modalità remota. Presso molte realtà multinazionali, per esempio, la selezione di figure manageriali si svolge addirittura completamente a distanza, poiché spesso si tratta di selezioni a respiro internazionale in cui le complicazioni logistiche (viaggi, fusi orari) sono frequenti. L’aspetto più importante che potrebbe venir meno in un colloquio a distanza risulta essere invece quello relazionale ed emotivo, in particolar modo quando il ruolo oggetto della ricerca e selezione prevede il contatto diretto, fisico con il cliente, una selezione effettuata a distanza rischia di farci perdere un elemento chiave di valutazione per questo il video rimane uno strumento essenziale, non è sufficiente l’audio, indipendentemente dal ruolo che il candidato andrà a ricoprire (che sia a contatto diretto con il pubblico o meno), è importante poter avere un contatto visivo tra gli interlocutori e quindi percepire quegli aspetti legati alla comunicazione non verbale, per quanto possibile. In fase conclusiva però diventa altrettanto importante fare un colloquio vis-a-vis tra persone che dovranno lavorare insieme in modo assiduo, dal momento che in questo caso la fiducia reciproca diventa un aspetto chiave della relazione lavorativa.
Deve essere inoltre tenuto presente, soprattutto da parte dei candidati, che il colloquio a distanza è un vero e proprio colloquio. Non deve essere sottovalutato o considerato meno importante di un colloquio fisico, infatti rappresenta uno step fondamentale nel percorso di selezione, sia che si tratti del primo incontro tra candidato e recruiter che con l’azienda employer. Perciò richiede un tempo e un luogo, è necessario fissare un orario e rispettarlo, chi seleziona dovrà essere in grado di non farsi influenzare eccessivamente dal contesto “di sfondo” trasmesso dalla webcam dell’intervistato, ma anche il candidato dovrà fare scelte appropriate dal punto di vista del luogo fisico da cui svolgerà il colloquio e dell’abbigliamento.
Un altro fattore da valutare è la durata del colloquio. La durata dovrebbe essere proporzionata al mezzo scelto: più aumenta la distanza più è opportuno ridurre i tempi del colloquio. Se un colloquio vis-a-vis può durare 45 minuti- 1 ora, un colloquio a distanza con l’uso del video circa 30/40 minuti e un’intervista telefonica per un massimo 15/20 minuti. Si tratta ovviamente di tempistiche indicative, ma che tengono conto delle soglie di attenzione nelle diverse situazioni. Restano valide le buone regole di sempre: un colloquio strutturato e preparato bene in anticipo non richiede tempi lunghi per giungere a una valutazione sul candidato.
Ultimo aspetto da valutare è il numero di persone coinvolte. Quasi tutti abbiamo preso parte a conference call confuse con un grande numero di persone che si sovrapponevano e si eclissavano. Vale la pena ricordare che maggiore è il numero di persone coinvolte e maggiore deve essere la qualità dello strumento tecnologico utilizzato. Per un colloquio telefonico la situazione ideale è il “one-to-one”, un candidato e un intervistatore. Per il video colloquio gli intervistatori possono anche essere molteplici, l’importante è che il candidato possa vedere e ascoltarli senza difficoltà. Gli equilibrismi, come mettere in collegamento più intervistatori collegati da diverse location, possono essere necessari in certi casi, ma richiedono una tecnologia adeguata. Ricordiamo sempre che il “protagonista” del colloquio è sempre il candidato, che deve essere messo nelle condizioni di dare il meglio.
Ad oggi, con l’attuale livello di tecnologie a disposizione, è possibile svolgere assessment individual, valutazione del potenziale a distanza, colloqui e persino aule formative online. Tuttavia è sconsigliata questa modalità in caso di assessment di gruppo o di colloqui di gruppo. Al tempo stesso è opportuno, per tutte le aziende che fanno ricorso a modalità di selezione di gruppo, introdurre una robusta fase preventiva di screening a distanza delle candidature. La fase successiva che prevede un colloquio di gruppo presso una sede fisica diventa così uno strumento per scegliere il candidato più adatto tra candidati comunque tutti in linea per la posizione in ricerca.
A prescindere dalle differenze di mezzo utilizzato, la preparazione, la conoscenza approfondita della posizione, l’etica nella conduzione restano sempre gli aspetti importanti per ogni tipologia di intervista.